Організація ділової документації

Ой, як добре мати в підпорядкуванні людини який робить за Вас всю паперову работенку – наприклад секретаря.

Прийшов в офіс, дав завдання, і не відволікають від важливих питань всякі там документи, які потрібно читати, вдумуватися, перечитувати, і до обіду голова забита так, що поївши, думаєш про пасьянсі в комп’ютері і в кінці робочого дня.

Але от якщо немає такої людини – як секретар, і в найближчому майбутньому його годі й шукати, тоді всю цю паперову тяганину доводиться розбирати самому. Діяльність зізнатися не найкращої характеру, якої ні в якому образі, не вдасться уникнути, особливо якщо ви звичайний клерк, а не менеджер вищої ланки.

У такому випадку потрібно щось змінювати; саме організація роботи пов’язана зі вступниками документами, зможе змінити на краще ваші трудові будні, збільшивши вільний час для більш цікавою і відповідальної діяльності. Запропоновані нами рішення будуть корисні також тим, у кого основна діяльність – це заробіток онлайн.

Для цього насправді всього лише потрібно застосувати кілька кроків:

крок перший

Розібратися, як проходить ваша робота з документами.

Більшість людей, намагаються зберігати все що приходить до них на робочий стіл, потрібно воно чи ні. Після чого ви пробігаєте цей папір очима, думаєте що, в майбутньому це стане вам у пригоді, і складаєте в папку під назвою «розглянути» де вона, слава богу, може лежати до другого пришестя, або банкрутства фірми.

Ця папка також, скоріше за все буде подорожувати по полицях, збираючи пил, в надії звернути на себе вашу увагу.

Сконцентруйтеся на ваших прямих обов’язках. Розглядайте, перш за все, ті документи які стосуються безпосередньо вашої роботи.

крок другий

Після того коли ви позначили кількість і ступінь важливості ваших документів, було б непогано, розкласти по полицях виходячи зі ступеня важливості.

Тут тільки ви для себе можете сказати, що перш за все вам важливо. Все ж без папок не обійтися! Заведіть, деяка кількість призначених для документації папок, але намагайтеся що б їх було не більше десяти.

Наприклад в переважній випадку в офісах сортують всю документацію по наступним назвами папок:

Папка “договору” (тут ви можете зберігати всі договори які мають відношення до вашої організації, також цю папку можна розбити на договору в залежності від виду діяльності: Договору з постачання, клієнтам, логістики і т.д.).

Папка “кореспонденція” (як правило, в цій папці зберігають всі листи які приходять і йдуть з вашого офісу. Таку папку доцільно розділити на вхідну, вихідну кореспонденцію. Дуже часто нам доводиться роздруковувати то що зберігається в електронному ящику, в цьому випадку можна завести ще і таку папку.

Папка “Інша документація” (в цій папці зберігаються документи безпосередньо пов’язані з вашою діяльністю будь це технічна інформація на обладнання, або характеристика по кільком клієнтам.

Також важливо вести облік потрапляє документації в ці папки, пронумерувавши по сторінках розташування і коротку характеристику документа; в майбутньому це заощадить не тільки ваш час але і час шефа який буде з нетерпінням чекати поки ви знайдете договір, як завжди загубився в купі лізуть під руку бумаженцію.

крок третій

З певним протягом часу документи, втрачають свою актуальність. Якщо це договору то термін їх придатності 3 року порівняно, після чого їх сміливо можна підшивати і здавати в архів.

З іншого документацією і того простіше, термін якої не більше трьох місяців. Якщо документ не актуальний, від нього в повніше можна позбутися, позбавивши себе від зайвого перегляду непотрібної інформації.

Пошта

Окреме і важливе місце в роботі для будь-якого працівника офісу становить пошта.

Це що виходить і вхідна кореспонденція як в паперовому, так і в електронному вигляді.

Якщо це паперовий вигляд пошти то ступінь важливості у нього набагато більше, адже в разі різних обставин і розбіжностей між вашою організацією і партнерами, лист стане досить важливим документом у вирішенні спорів.

Саме з цього слід строго вести облік всієї паперової кореспонденції, і в першу чергу тієї яка безпосередньо стосується вашої фірми.

Електронна пошта, менш важлива, якщо до вашого колеги або клієнта наприклад немає можливості додзвонитися, або все таки ступінь інформації важлива, то на відправку паперового листа піде багато часу, а електронна пошта – це сучасний незамінний інструмент в донесенні інформації.

Після відправлення електронного листа, ви в повній мірі можете зняти відповідальність з себе у важливій і нагального питання. Але електронного листа це всього лише, що витає в комп’ютері інформація, тоді як паперовий лист завжди має «більшої ваги».

У багатьох компаніях кожен день приходить величезний обсяг листів, як в паперовому так і в електронному варіанті, і переглядати їх часом просто немає часу.

Для перегляду тоді найкраще вибрати найменш завантажене робочий час, наприклад ранок, коли ще не встигло навалитися купа справ, і голова свіжа для прийняття інформації.

Перед розкриттям листи перегляньте на зміст, можливо це не цікавить вас реклама на яку ознайомлення якої немає часу, такі листи відкидайте відразу.

Після розтину і прочитання, зберігайте листи в папках кореспонденції. Якщо лист вимагає негайної відповіді, то не варто відкладати його в сторону, краще зайнятися його обробкою відразу ж.

Якщо на обробку просто фізично немає часу, поставте собі замітку повернутися до листа пізніше. Візьміть за правило ставити замітки на подальший розгляд тільки важливих листів, інакше перегляд всього що до вас приходить займе весь ваш робочий день.

Всю несуттєву інформацію яка не перевищує одного листа, слід викидати відразу ж після прочитання.

Якщо інформація здається вам важливою, але не настільки що б витрачати на неї час після прочитання, запитайте себе чи буде ця пошта важлива вам через певний період часу; якщо немає то викидайте цей лист.

Правильна організація ділових паперів і документації дозволяє вам економити час, береже ваші нерви і сили для досягнення поставлених цілей.

Куди вкласти гроші? Топ-10 способів

Залишити відповідь

Ваша e-mail адреса не оприлюднюватиметься. Обов’язкові поля позначені *