Як організувати успішну конференцію?

Успішність конференції в великій мірі залежить не тільки від її цілей і ідеї. Дуже важлива правильна організація заходу, як концептуально-інформаційна, так і фізична.

Що найголовніше в організації заходу? Конференц зал.

Значущим є все – склад учасників, вибір дати і тривалості, технічна підготовленість приміщень, освітлення в засобах масової інформації та багато іншого. Комплексний підхід, продуманість всіх деталей, злагоджена робота команди, що займається організацією заходу забезпечать успіх. Як і в будь-якій справі, тут потрібно професійна координація дій і грамотно складений план, що враховує характер і особливості конференції. І не менш важливим виявляється місце проведення. В ідеалі таким місцем має стати комфортабельний готельний комплекс, зручно розташований, що поєднує комфортне проживання для гостей конференції з технічною оснащеністю робочих приміщень.

Конференц-зали, переговорні, ресторан, рекреаційні зони та – дуже бажано – досвід організації конференцій у адміністрації готелю або центру, де буде відбуватися захід.

13 правил успішної конференції

Що необхідно врахувати для успішної організації конференції?

1. Сформулювати дійсно привабливу і важливу ідею, визначити мету, яка обов’язково зацікавить передбачуваних учасників. Відстежити тенденції в цій галузі, привертаючи увагу цільової аудиторії і з’ясовуючи її думку.

2. Визначитися з видом конференції і цілями, які переслідує аудиторія. Від цього великою мірою залежить план подій конференції і вибір запрошуваних.

3. Опрацювати деталі конференції з різних точок зору. Важливо, щоб зручно було не тільки учасникам, а й спікерам, співробітникам служби безпеки, які приймають, працівникам ЗМІ, волонтерам і відвідувачам, якщо передбачається їх присутність. Це не тільки допоможе успішно провести поточний захід, але і створить заділ на майбутнє. Позитивні враження сьогодні обернуться хорошою репутацією в майбутньому.

Як організувати успішну конференцію?

4. Запросіть для організації фахівців, особливо якщо досвід проведення конференцій невеликий. Узгодити питання реєстрації, харчування та проживання запрошених, гідний рівень технічної оснащеності, вибору приміщень, освітлення в ЗМІ, фінансові, і, можливо, юридичні моменти – дуже клопітно і вимагає певних навичок, найкраще професійних.

5. Запросіть компетентних і бажано відомих доповідачів і подбайте про їх явку як на конференцію взагалі, так і на їх доповіді зокрема. Це слід чітко делегувати певним людям, як, втім, і всі інші справи.

6. З цього випливає ще одна рекомендація – сфери діяльності в команді організаторів повинні бути розподілені заздалегідь, роздані повноваження і обов’язки.

7. Постарайтеся знайти креативні рішення, щоб зробити свій захід відмінним від інших. Важливо тільки знайти баланс між оригінальним і перевіреним, надійним, що не скочуючись у ризиковані експерименти.

8. Не забудьте організувати спілкування доповідачів та аудиторії, продумайте зворотний зв’язок.

9. Складаючи план конференції, збалансуйте насиченість подій і зміну обстановки. Люди повинні встигнути відпочити, поїсти, поспілкуватися і хоча б частково переварити інформацію.

10. Конференція – це бізнес-захід. І тому за фінансовою стороною і виконанням зобов’язань слід стежити, як в звичайному бізнесі.

11. Не випускайте з рук контроль. Спонсори конференції мають право на привілеї та бонуси для свого бізнесу, але вирішувати, як вона буде проходити, повинні організатори.

12. Ретельно підійдіть до вибору місця. Воно повинно забезпечити комфорт і можливість повноцінно працювати, а також відповідати духу заходи, але ні в якому разі не відволікати від справи.

13. І обов’язково забезпечте запас часу для вирішення поточних організаційних моментів, так як ніяке велелюдне і складний захід не може йти без зволікань і дрібних збоїв. Не все буде залежати від сумлінної роботи організаторів – учасники, доповідачі, які обслуговують компанії можуть випадково порушити плани.

Ми сподіваємося, що дана стаття, допомогла Вам в організації кращої конференції.

Як новачку заробити на покері в Інтернеті?

Розкішний відпочинок на Балі

Топ найефективніших дієт ( проста і 100% робоча дієта )